在公文的世界裡，常常需要不同部門或個人之間的溝通協調。而「簽函」就是機關內部公文的一種，是承辦人向機關首長或其授權人員請求核准的公文。簡單來說，它就像是機關內部的一份「請示」，用來陳述辦理事宜，並請求上級指示。簽函通常包含主旨、說明和擬辦三個部分，分別闡述辦理事項、說明背景依據，以及獲得核准後的後續行動。了解簽函的用途和格式，將有助於您在職場上更有效率地進行溝通和協調。
簽函的組成要素
簽函的組成要素，如同一個完整的建築結構，每個部分都扮演著不可或缺的角色。一般來說，簽函主要包含以下幾個要素：
1. 函首
函首是簽函的第一部分，主要包含以下內容：
- 機關名稱：即簽函發文機關的名稱，應完整且清楚地標明。例如「行政院人事行政總處」。
- 發文字號：由機關代碼、年度、流水號組成，用以區別不同公文的編號。例如「人事行字第123456號」。
- 發文日期：即簽函發布的日期，用以標示公文的時效。例如「中華民國112年1月1日」。
2. 主旨
主旨是簽函的核心部分，簡潔明瞭地說明簽函的目的和內容。通常以「關於…簽請覈示」或「關於…簽請…辦理」等格式呈現。主旨應做到：
- 簡潔明瞭：用最精煉的文字概括簽函的內容，避免冗長或模糊不清的描述。
- 重點突出：直接點明簽函的主要目的，讓閱讀者能迅速掌握簽函的重點。
- 準確無誤：主旨應與簽函的內容相符，避免出現語義錯誤或邏輯矛盾。
3. 說明
說明是簽函的關鍵部分，詳細闡述辦理事宜的背景、依據、流程和預期成果。應做到：
- 條理清晰：將說明內容分為不同的段落，以清晰的邏輯順序呈現，避免混亂或重複。
- 內容完整：提供足夠的資訊，讓閱讀者能充分理解辦理事宜的來龍去脈，並作出合理的判斷。
- 資料正確：說明內容應以客觀事實為依據，並提供相關的佐證資料，避免主觀臆測或虛假陳述。
- 簡潔扼要：避免使用過於專業或艱澀的語言，盡量以平易近人的方式表達，讓不同層級的閱讀者都能理解。
4. 擬辦
擬辦是簽函的最後部分，說明簽函獲得覈准後，承辦人將採取的後續行動。擬辦應做到：
- 明確具體：明確說明後續行動的內容和步驟，避免模棱兩可或籠統的描述。
- 可行性高：擬辦內容應符合實際情況，並具備可操作性，避免空泛的承諾或不切實際的計畫。
- 時間合理：擬辦內容應設定合理的時程，確保後續行動能按計畫進行，避免拖延或延誤。
5. 附件
簽函如有必要，可以附上相關文件作為佐證，例如：會議紀錄、統計資料、計畫書等。附件應做到：
- 相關性強：附件內容應與簽函內容密切相關，並能有效支持簽函的論點。
- 清晰完整：附件應清晰易懂，且內容完整，避免出現缺漏或錯誤。
- 編號明確：應為附件編號，方便閱讀者查找和確認。
簽函的組成要素，看似簡單，實則蘊含著公文處理的精髓。掌握這些要素，不僅能提高簽函的品質，更能提升公文處理的效率，為機關工作帶來更高的效益。
簽函的應用
簽函作為機關內部溝通的重要工具，在日常業務中扮演著關鍵角色，其應用範圍十分廣泛。常見的簽函應用場景包括：
1. 業務流程覈准
申請經費：承辦單位在舉辦活動、採購設備或執行專案時，需向主管機關或授權人員申請經費，便需撰寫簽函，說明所需經費、用途和預算編列，並請示覈准。
請示辦理事項：承辦單位在執行業務過程中，若遇到需要上級機關指示或覈准的議題，可撰寫簽函，詳細說明情況和請示事項，請求指示或覈准。
提案建議：承辦單位在業務執行過程中，若有新的工作方向、政策建議或方案擬定，可撰寫簽函，提出建議並說明理由，供主管機關參考決策。
報告工作進度：承辦單位定期向主管機關報告工作進度時，可撰寫簽函，簡要說明工作進展、成果和未來計畫，讓主管機關掌握工作狀況。
2. 人事管理
人員調動：承辦單位在進行人員調動時，需撰寫簽函，說明調動原因、職務變動和相關人員資訊，並請示覈准。
獎懲事宜：承辦單位在進行人員獎懲時，需撰寫簽函，說明獎懲理由、相關證據和獎懲內容，並請示覈准。
人員考覈：承辦單位在進行人員考覈時，需撰寫簽函，說明考覈結果、評估意見和建議，並請示覈准。
3. 行政管理
文件處理：承辦單位在處理文件時，若需要上級機關指示或覈准，可撰寫簽函，說明文件內容、處理方式和請示事項，請求指示或覈准。
會議辦理：承辦單位在辦理會議時，需撰寫簽函，說明會議目的、議程安排和參與人員，並請示覈准。
公文發文：承辦單位在發文時，若需上級機關審核或覈准，可撰寫簽函，說明發文內容、對象和發文目的，並請示覈准。
總之，簽函在機關內部公文處理中扮演著重要的角色，它不僅是承辦單位向上級機關請示、報告、建議的重要工具，也是機關內部溝通和協調的重要橋梁。掌握簽函的撰寫技巧和應用場景，對於新進職員迅速融入工作環境，有效處理業務具有重要意義。
簽函是什麼?. Photos provided by unsplash
簽函流程中的承辦人角色
在簽函流程中，承辦人扮演著至關重要的角色，負責撰寫、審核和處理簽函，確保簽函內容完整、符合規範，並順利呈送至主管覈示。
一、撰寫簽函：
承辦人在收到上級指示或發現需要簽請覈准的事項時，應依據相關法規、政策及工作需求，撰寫一份清晰、簡潔的簽函。簽函的撰寫應遵循以下步驟：
- 明確主旨：簡潔明瞭地陳述簽函的內容，例如「關於辦理XX活動，簽請覈示」。
- 詳細說明：清楚說明辦理事宜的背景、依據、流程和預期成果，並提供相關文件或資料佐證。
- 擬辦說明：說明簽函獲得覈准後，承辦人將採取的後續行動，例如通知相關人員、發函其他機關等。
- 審慎核對：撰寫完畢後，應仔細審核簽函內容，確認無誤後方可呈送。
二、審核簽函：
承辦人除了撰寫簽函外，也可能需要審核其他單位呈送的簽函，確認簽函內容是否符合規範、邏輯是否清晰、資料是否完整，並提出相關建議或修正意見。
三、處理簽函：
承辦人需要將簽函呈送至主管覈示，並負責追蹤覈示結果，根據主管指示處理後續事宜。例如，若簽函獲得覈准，承辦人需要根據擬辦說明，通知相關人員、發函其他機關，並進行後續工作。
四、檔案管理：
承辦人需妥善保管簽函文件，建立簽函檔案，方便日後查詢及追溯。檔案管理應遵循相關規範，並定期整理、歸檔，確保文件安全保存。
承辦人除了完成上述工作外，也應隨時掌握相關法規、政策的最新變化，並積極與上級主管溝通，確保簽函的內容符合機關政策方向，並能有效地推動工作。
| 階段 | 承辦人職責 |
|---|---|
| 撰寫簽函 |
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| 審核簽函 |
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| 處理簽函 |
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| 檔案管理 |
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簽函的處理原則
簽函作為機關內部的重要公文，其處理流程需遵循一定的原則，以確保公文處理的效率和準確性。以下是簽函處理的幾個重要原則：
1. 及時性原則
簽函的處理應當及時，避免延誤。這不僅體現在簽呈的遞交，也包含簽核流程的推進。承辦人員應在辦理完畢相關事項後，儘快將簽函呈送上級主管，避免因延誤而影響整體工作進度。
2. 完整性原則
簽函的內容需完整，包含主旨、說明、擬辦等必要要素，且應言簡意賅，避免冗長囉嗦。承辦人員應詳細說明辦理事宜的背景、依據、流程和預期成果，並明確指出簽核後需要採取的後續行動，以方便主管審核和決策。
3. 規範性原則
簽函的撰寫應符合相關公文格式和規範，如標題、格式、用詞、用語等，並需注意公文處理的時效和流程。承辦人員應熟悉公文格式和撰寫規範，並依照相關規定辦理簽函的撰寫和處理，確保簽函內容的準確性和完整性。
4. 客觀性原則
簽函的內容應客觀、真實，避免主觀臆斷或情緒化用語。承辦人員應秉持客觀公正的態度，根據實際情況撰寫簽函，並提供充足的證據和資料，以支持簽函的內容。
5. 審慎性原則
簽函涉及到上級主管的核準，因此承辦人員在撰寫簽函時應審慎，避免出現錯誤或疏漏。承辦人員應仔細核對簽函內容，並進行必要的校對和審核，確保簽函內容的準確性和完整性。
6. 保密性原則
簽函可能涉及機密信息，承辦人員應注意保密，避免泄露機密信息。承辦人員應將簽函保存在安全的地方，並控制簽函的閱讀和傳遞範圍，避免簽函內容被不相關的人員獲取。
7. 追蹤性原則
簽函的處理流程應具有追蹤性，以便隨時掌握簽函的處理進度。承辦人員應做好簽函的登記和管理，並保留簽函處理的相關記錄，方便日後查詢和追蹤。
8. 反饋性原則
簽函處理完畢後，承辦人員應將簽核結果及相關信息反饋給相關人員，並進行必要的處理和跟進。承辦人員應及時將簽核結果通知相關人員，並根據簽核結果採取相應的措施，確保簽函的處理結果得到有效落實。
總之，簽函的處理遵循一定的原則，才能確保公文處理的效率和準確性。承辦人員應熟悉相關原則，並嚴格按照原則辦理簽函的撰寫和處理，才能提升公文處理的品質，保障工作順利進行。
簽函是什麼?結論
簽函作為機關內部溝通的重要工具，在日常業務中扮演著關鍵角色。它是一種向上級請示、報告、建議的重要公文，也是機關內部溝通和協調的重要橋梁。 瞭解「簽函是什麼」以及其組成要素、應用場景和處理原則，對於新進職員迅速融入工作環境，有效處理業務具有重要意義。掌握簽函的撰寫技巧和應用場景，不僅能提高簽函的品質，更能提升公文處理的效率，為機關工作帶來更高的效益。
簽函是什麼? 常見問題快速FAQ
簽函和請示有什麼差別？
簽函和請示都屬於機關內部公文，但兩者有不同的用途。簽函主要用於承辦人向上級機關請求覈准某項事宜，例如申請經費、人員調動等；而請示則用於承辦人向上級機關詢問或請示某項事宜，例如詢問政策的執行細節、請示處理某個問題的方法等。簡單來說，簽函是「請求覈准」，請示是「詢問或請示」。
如何撰寫一份有效的簽函？
撰寫一份有效的簽函，需要遵循一定的格式和原則。首先，要明確主旨，簡潔明瞭地說明簽函的內容。其次，要詳細說明辦理事宜的背景、依據、流程和預期成果，並提供相關文件或資料佐證。最後，要說明簽函獲得覈准後，承辦人將採取的後續行動。總之，簽函的內容應完整、清晰、客觀，並符合公文格式和規範。
簽函需要哪些附件？
簽函的附件內容應與簽函內容密切相關，並能有效支持簽函的論點。常見的附件包括：會議紀錄、統計資料、計畫書、相關法規條文等。附件應清晰完整，並進行編號，方便閱讀者查找和確認。是否需要附件，以及附件的內容，應根據簽函的具體情況決定。
